Privacy statement

Coalitie Internationale Regiomarketing Utrecht Region (hierna: “Utrecht Region”) is de centrale toeristische organisatie van de regio Utrecht. In dit kader organiseert, ondersteunt en coördineert Utrecht Region diverse activiteiten en campagnes.

In het kader van haar dienstverlening verwerkt Utrecht Region persoonsgegevens. Utrecht Region gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij verwerkt, volgens de wettelijke eisen die daaraan gesteld worden. In dit privacyreglement informeert Utrecht Region betrokkenen voor welke doeleinden Utrecht Region persoonsgegevens verwerkt, op welke wijze dit geschiedt en welke rechten betrokkenen hebben.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Utrecht Region: coalitie internationale regiomarketing Utrecht Region, bestaande uit de gemeentes Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, IJsselstein, Montfoort, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrechtse Heuvelrug, Vianen (Vijfheerenlanden), Wijk bij Duurstede, Woerden en Zeist;

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;

Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling, of geheel van handelingen, met betrekking tot persoonsgegevens;

Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven, verwerkt door Utrecht Region, betrekking heeft;

Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, overeenkomstig diens instructies en onder diens uitdrukkelijke verantwoordelijkheid, zonder dat hij diens ondergeschikte is;

Medewerker: een persoon in dienst, of onder rechtstreeks gezag, van Utrecht Region;

Derde: ieder, niet zijnde: de verantwoordelijke, een medewerker van Utrecht Region, of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, of een bewerker.

Artikel 2 Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Utrecht Region die onder het bereik van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 3 Doeleinden van het verwerken van persoonsgegevens

Utrecht Region verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van:

1. voor het verlenen van de diensten waartoe u aan Utrecht Region opdracht heeft gegeven naar eindgebruikers van de diensten zoals consumenten die zich inschrijven voor een nieuwsbrief of persoonsgegevens achterlaten voor het ontvangen van informatie via uw website;

2. het verrichten van de noodzakelijke (bedrijfs)activiteiten van Utrecht Region, waaronder begrepen beleidsontwikkeling en het verzamelen van statistieken;

3. het uitoefenen van marketingactiviteiten, bestaande uit het verzenden van een nieuwsbrief, zoals een partnernieuwsbrief, of consumentennieuwsbrief, het doen van gerichte aanbiedingen aan betrokkenen, verzenden van persberichten, of uitnodigingen voor bijeenkomsten voor het versturen van gepersonaliseerde berichten die aansluiten bij uw situatie, interesses en/of de situatie van uw onderneming;

4. voor het weergeven van locatie-, -organisatie, profiel-, contactgegevens op website op openbare en afgesloten delen conform de overeengekomen inrichting van uw online platform dat door Utrecht

Region wordt onderhouden. Denk hierbij aan gegevens van een restaurant en contactgegevens voor weergave op een toeristische website. Ook is het mogelijk dat met u overeen is gekomen dat er profiel- of persoonsgegevens op ledenoverzicht en/of pagina’s van personen online wordt weergegeven al dan niet bereikbaar via een wachtwoord, om gebruikers van uw website in staat te stellen met elkaar in contact te komen of zelf informatie in te zien en/of online te plaatsen;

5. om de wijze waarop en mate waarin u gebruikt maakt van de diensten van Utrecht Region bij te houden en aan de hand van dit gebruik de diensten van Utrecht Region te onderhouden en verbeteren;

6. voor het versturen van uitnodigingen voor (vaktechnische) bijeenkomsten zoals workshops georganiseerd door Utrecht Region of een van diens partners en daarmee vergelijkbare bijeenkomsten.

Artikel 4 Persoonsgegevens

Utrecht Region verwerkt voor zover nodig in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden gegevens omtrent de naam en de woonplaats van de betrokkene (NW-gegevens) alsmede e-mailadressen.

Artikel 5 Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

1. Utrecht Region draagt ervoor zorg dat de persoonsgegevens zorgvuldig en behoorlijk worden verwerkt.

2. Iedere medewerker is verplicht tot naleving van het privacy reglement en tot geheimhouding van de persoonsgegevens.

3. Iedere medewerker heeft enkel toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden.

Artikel 6 Verkrijging van persoonsgegevens

1. Utrecht Region verkrijgt persoonsgegevens van de betrokkene zelf.

2. Indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen noteert Utrecht Region in haar bestanden van wie de persoonsgegevens zijn verkregen.

Artikel 7 Verstrekken van persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens die niet zijn geanonimiseerd worden alleen aan derden verstrekt met ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene, tenzij de verstrekking aan derden noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met betrokkene, om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is of indien het verstrekken noodzakelijk is ter vrijwaring van vitaal belang van betrokkene of noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of de derde.

2. Utrecht Region kan, met inachtneming van het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens, de verwerking van persoonsgegevens uitbesteden aan een bewerker.

Artikel 8 Bewaartermijnen

De gegevens worden zolang bewaard als strikt noodzakelijk nodig is voor het voldoen aan de overeengekomen dienstverlening overeenkomstig de overeenkomsten gesloten met de verwerkersverantwoordelijken. Na het beëindigen van de overeenkomst worden alle gegevens ter stond vernietigd. Zodra een eindgebruiker, de opdrachtgever of andere rechthebbende tussentijds verzoekt om verwijdering van de persoonsgegevens dan gebeurt dit zo snel als mogelijk maar uiterlijk binnen de daarvoor gelden wettelijke termijnen gesteld volgens de AVG.

Artikel 9 Recht op verbetering, aanvulling, afscherming en verwijdering

1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens. Inzage blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

2. De betrokkene heeft recht om op hem betrekking hebbende persoonsgegevens te verbeteren, te verwijderen, aan te vullen of af te schermen

3. Een verzoek zoals bedoeld onder 2. bevat de aan te brengen wijzigingen.

4. Utrecht Region draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van verzoeker.

5. Utrecht Region bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk in hoeverre Utrecht Region aan het verzoek voldoet.

6. Utrecht Region draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 10 Recht op verzet

De betrokkene heeft het recht om in verband met zijn persoonlijke omstandigheden verzet aan te tekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Utrecht Region zal binnen vier weken na ontvangst van het verzet het verwerken van de persoonsgegevens beëindigen en aan de betrokkene opgave doen van de genomen maatregelen.

Artikel 11 Rechtsbescherming

1. Tegen een afwijzing van een verzoek op grond van artikel 9 of 10, kan de betrokkene zich tot de rechtbank wenden met het schriftelijk verzoek Utrecht Region te bevelen alsnog het verzoek toe te wijzen of het verzet te honoreren.

2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van Utrecht Region. Indien Utrecht Region niet binnen de gestelde termijn van vier weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.

3. De betrokkene kan zich ook binnen de in lid 2 genoemde termijn wenden tot het College bescherming persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met Utrecht Region.

Artikel 12

Dit reglement is te raadplegen op de website van Utrecht Region: zakelijk.visitutrechtregion.com/nl/privacy

Artikel 13

1. Dit reglement treedt in werking per 25 augustus 2022. Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement Utrecht Region”.

2. Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Utrecht Region, kan contact opgenomen worden met Utrecht Region, via e-mail welcome@visitutrechtregion.com.

3. Utrecht Region behoudt zich het recht voor dit privacyreglement periodiek te wijzigen en te actualiseren. Het nieuwe privacyreglement is van kracht 14 dagen nadat Utrecht Region de wijzigingen via haar website bekend heeft gemaakt.